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MANUAL DE USUARIO

  1. Objectivo
    El objetivo de este documento es explicar paso a paso cómo se debe de instalar la aplicación, cómo hace la configuración por primera vez, también se muestra cómo se generan los recibos, notas y cómo se le dan mantenimiento a los cargos, descuentos y folios.
  2. Instalación
    1. Pre-requisitos
      Para la correcta funcionalidad de esta aplicación se necesita tener las siguientes aplicaciones instaladas en la computadora:
      • Chrome
      • Windows 7, 10 / Mac OS
      • Winzip (o desempaquetador de archivos Zip) Archivo zip con todos los archivos. (recibos_gabinete.zip enviado por correo)
    2. Copiar archivo zip en el directorio
      El archivo “recibos_gabinete.zip” enviado por email, necesita ser copiado en el directorio donde se va copiar la aplicación. El directorio recomendado es “mis documentos”

      Abrir una ventana de explorador de Windows y abrir la carpeta mis documentos, en esa carpeta se copia el archivo enviado como muestra el Imagen No. 1.

      Imagen No. 1
    3. Contenido para instalar
      El archivo “recibos_gabinete.zip” contiene los siguientes archivos.
      • receipts.html
      • configuration.html
      • concepts.html
      • help.html
      • style.css
      • print.css
      • javascript.js
      • images (directorio)
    4. Extraer archivos
      Extraer del archivo “recibos_gabinete.zip” a el directorio, al abrirlo va a sugerir el directorio Recibo_gabinete como lo muestra el Imagen No. 2, el directorio donde se va extraer puede ser cualquier directorio. Pero es muy importante que todos los archivos que se encuentran en el paquete zip se extraigan al mismo directorio.
      Imagen No. 2
    5. Verificar archivos exportados
      Verificar que el directorio recibos_gabinete sea creado y que los archivos sean exportados exitosamente, como se muestra en los Imagens No. 3 y 4.
      Imagen No. 3
      Imagen No. 4
    6. Crear acceso directo
      Para un acceso más rápido a la pagina de los recibos es necesario crear un acceso directo en el escritorio. Para crear el acceso directo se selecciona el archivo receipts.html y se le da un click con el botón derecho del mouse y se selecciona la opción de “Crear acceso directo”.
      Imagen No. 5
      El archivo de acceso directo es creado como lo muestra el Imagen No 6
      Imagen No. 6
      Mover el acceso directo a el escritorio. Solo arrastrando el archivo a el escritorio. Una vez en el escritorio se le puede poner cualquier nombre, cambiar el nombre por “Recibos", solo se seleccionan el nombre del archivo y se le dan dos clics con un segundo de diferencia entre los dos. Y se le pone el nuevo nombre
      Imagen No.7
      El acceso directo queda de la siguiente manera:
      Imagen No.8
      Ahora sí, ya se puede acceder a los recibos con doble clic en el acceso directo.
    7. Primera Configuración
      Al ser la primera vez que se abren estas páginas, los campos se van a encontrar vacíos, por lo tanto es necesario realizar la configuración por primera vez y llenar los campos vacíos.
      1. Entrar a configuración
        Para configurar por primera vez hay que abrir la pagina principal, es muy importante abrirlo en Chrome, si el navegador predeterminado no es Chrome entonces ir a Abrir aplicación.
        Una vez abierta la pagina hay que darle un clic en la liga “Configuración” en la parte superior derecha de la página, como muestra la Imagen No. 9
        Imagen No. 9
        La página Configuración se va a abrir que es la que muestra el Imagen no 10.
        Imagen No. 10
        En esta página se encuentran los campos de números de folio, el mantenimiento de cargos como agregar, modificar y borrar cargos. Como se puede ver ninguno de los campos tiene datos todos estan vacios.

        En la configuración de inicio no se van a dar de alta los cargos de uno en uno, se van a importar todos los cargos al mismo tiempo, mas adelante se explica el proceso.

      2. Pasos para configuración
        Se muestran los pasos uno a uno para configurar:
        Lo primero que se tiene que hacer es configurar el prefijo de folio para recibos sin factura, este folio se llena en la sección de números de factura, para más detalle ir a Prefijo de Folio.
        Después se configura el siguiente número de folio para recibos sin factura, que es en la misma sección, solo se tiene que poner el siguiente numero a ocupar. Para más detalle ir a folios para Notas.
        También se tiene que configurar el siguiente número de folio para recibos con factura, que de igual manera se tiene que poner el siguiente número a ocupar. Para más detalle ir a folios para Recibos.
        Y por último hay que importar todos los cargos a memoria, para esto se tiene que ir a la página de cargos e importar los cargos. Para más detalle de cómo importar los cargos ir a importar cargos.
        Una vez configurados los folios, prefijos y cargados los cargos y descuentos la pagina de configuración se tiene que ver como lo muestra la Imagen No. 11, y ya se puede empezar a generar los recibos, para ir a la página principal es solo hacer un clic en la liga que se llama recibos en la parte superior derecha.
        Imagen No. 11
        Regresando a la página principal se tiene el recibo y ahora si ya tiene los cargos cargados en memoria para su uso. Para empezar a usar la aplicación ir a la sección crear recibo o nota
  3. Generación de facturas
    Para generar un nuevo Recibo y/o nota se necesita seguir con los siguientes pasos:
    1. Abrir Aplicación
      Para abrir la aplicación hay que hacer doble clic en el acceso directo creado en el escritorio señalado en la sección Crear acceso directo, en caso que se abra directamente con Chrome, en caso de que no sea chrome el navegador predeterminado. Se puede usar el botón derecho del mouse sobre el archivo y seleccionar, “abrir con” y después seleccionar Google chrome cómo muestra el Imagen No. 12
      Imagen No. 12
      Al abrir la aplicación la página se va a ver cómo lo muestra el Imagen No. 13
      Imagen No. 13
    2. Crear recibo o nota
      Después de abierta la aplicación dar un click en el tipo de documento que se desea generar que se encuentran en la parte inzquierda de de la pagina, estos pueden ser recibo o nota, El recibo es para generar documentos con folio, que serian las facturas y las notas son documentos sin factura. Cada uno de los documentos genera un número de folio independienete, de los cuales para diferenciarlos las notas se les agrega un prefijo para no distinguirlos.
      Cabe destacar que cada vez que se carge la pagina ya sea por que se apriete el boton de refrescar en el navegador, que se cambie de página y se regrese a esta, o por que se abre el navegador, toda la informacion de previos recibos o notas se barrara, solamente lo unico que se guarda en memoria son los número de folio tanto para recibos como para notas.
      1. Notas
        Cuando se selecciona "Notas" este abrira un nota completamente vacia a con datos si es que ya se habian metido datos del cliente y se habia cambiado a Recibos, Si se empezo a escribir una nota y se aprieta "Recibos" entonces los datos de la nota no se borran, se puede regresar a ella volviendo a seleccionar "Notas".
        Para poder identificar que tipo de documento se esta utilizando hay que verificar en el titulo de la pagina debe de ser Notas y en el campo superior al número de folio también debe de ser Notas. En el Imagen No. 14 se muestra un ejemplo de la pagina con una nota.
        Imagen No. 14
      2. Recibos
        Cuando se selecciona "Recibos" este abrira un recibo completamente vacio a con datos si es que ya se habian metido datos del cliente y se habia cambiado a Notas, Si se empezo a escribir un recibo y se aprieta "Notas" entonces los datos del recibo no se borran, se puede regresar a ella volviendo a seleccionar "Recibos".
        ¿Para poder identificar que tipo de documento se esta utilizando hay que verificar en el titulo de la pagina debe de ser Recibos y en el campo superior al número de folio también debe de ser Recibo. En el Imagen No. 15 se muestra un ejemplo de la pagina con un Recibo.
        Imagen No. 15
    3. Recibos y Notas
      Los recibos y las notas se llenan de la misma manera, no hay una diferencia en cuanto a la manera en que se escriben los datos. La única diferencia es el número de folio que llevan secuencias completamente diferentes y el campo que dice recibo y notas.
      1. Folio
        En este campo se encuentra el folio, este número se llena autamáticamente en el momento en que se se aprieta el boton de asignar folio. El folio no se puede modficar de manera directa desde el recibo o la nota, para modificarlo hay que ir a la configuración a la sección de configuracion de folios. Hay dos tipos de folios, para facturas o recibos que generan factura y folios para notas o recibos que no generan factura, los folios para las notas llevan un prefijo el cual hace que se puedan diferenciar los folios, este prefijo se puede modificar en la configuración de prefijo. Para cambiar los valores de los folios en la configuracón hay dos secciones, esta la configuración de folios para recibos y la configuración de folios para notas.
        Imagen No. 16
      2. Fecha
        La fecha se actualiza al mismo tiempo que se asigna el folio cuando se aprieta el botón de asignar folio poniendo la fecha del día en que se apretó el botón, sin embargo esta fecha se puede modificar ya sea cambiar solo un número o cambiar toda la fecha. Sin embargo cada vez que se aprieta el botón de asignar folio esta se va a reemplazar por la fecha del día.
        Imagen No. 17
        Por lo tanto si se necesita poner una fecha diferente es recomendable asignar primero el folio y después cambiar la la fecha a la fecha deseada. Es muy importante aclarar que no hay validación de fecha, si la fecha se modifica y no se mete una fecha correcta o hay un error de dedo, este se va a imprimir como se muestra en la página.
      3. Datos del Cliente
        En este campo se captura el nombre del cliente, el campo acepta todos las letras, números y símbolos. Este campo tiene una longitud de 60 characteres o letras, si se excede de este tamaño entonces las letras excedentes no se veran en el recibo o nota.
        Imagen No. 18
      4. Cantidad
        En este campo se pone el número de cuantas veces se va a cobrar el cargo, este campo solamente acepta números y no pueden ser números menores o igual a cero, y la cantidad que se ponga en este campo se va a multiplicar por el precio del cargo.
        Imagen No. 19
      5. Descripción del cargo
        En este campo se selecciona el cargo de la lista. No se pueden modificar los cargos desde esta página. Si se desea modificar, borrar o crear algún cargo este debará de realizarse en la pagina de configuración en la sección de cargos.
        Una vez que se selecciona si no hay cantidad, se pondrá por default 1, en el campo de precio se pondra en automático el precio del cargo.
        Imagen No. 20
      6. Precio
        En este campo aparece el precio del cargo seleccionado, si no hay cargo entonces no es posible poner ningun precio. El precio puede ser modificado una vez que se tenga cargo. Si el cargo es borrado entonces también el precio es borrado y si el precio fue modificado entonces la modificación se perderá.
        El precio siempre se va a multiplicar por la cantidad marcada en la misma linea aún si el precio es modificado. El precio puede ser en pesos y centavos y puede ser negativo, cero o positivo y solamente acepta números, guión, comas, un punto y el signo de pesos.
        Imagen No. 21
      7. Importe
        Este campo contiene el costo total del cargo resultado de multiplicar la cantidad especificada con el precio del cargo. Este valor no puede ser modificado directamente en este campo, solamente modificando cantidad y/o precio.
        Imagen No. 22
      8. Subtotal
        El subtotal es la suma de todos los totales por cargo. Este campo no se puede modifcar directamente, solamente modicando la cantidad de cada cargo y el precio del cargo.
        Imagen No. 23
      9. Descripción del descuento
        En este campo se selecciona el descuento de la lista. No se pueden modificar los descuentos desde esta página. Si se desea modificar, borrar o crear algún descuento este debará de realizarse en la pagina de configuración en la sección de descuentos.
        No se puede seleccionar un descuento si no hay ningun cargo seleccionado. El monto del descuento no se puede ver en está página por eso es recomendable que se le ponga el descuento en la descripción del descuento cuando se cree.
        Los descuentos pueden ser de dos maneras, relativos y absolutos, los descuentos relativos son los que se calculan dependiendo al monto estos se representan porcetajes. Los descuentos absolutos son montos fijos para
        Imagen No. 24
      10. Monto del descuento
        Aqui se muestra el monto de que se va a descontar, este calculo se realiza dependiendo el tipo de descuento, si el descuento es relativo entonces se va a calcular la cantidad relativa del descuento como lo muestra el Imagen no. 25. Si el descuento es absoluto, entonces el descuento es el monto que esta definido en el descuento como lo muestra el Imagen no. 26. Este campo no puede ser modificado directamente, solamente cuando el descuento es modificado en la pagina de configuración en la sección de descuentos.
        Imagen No. 25
        Imagen No. 26
      11. Total
        Aqui se muestra el total del recibo o nota, con la suma de todos los cargos y la resta de los descuentos, por lo tanto como este campo es calculado, no se puede podificar directamante, solomente se modifica cuando se cambian los cargos, y descuentos.
        Imagen No. 27
      12. Total con letras
        Este campo también se calcula automaticamente y no se puede modificar, este campo toma el número del total y lo pone con letras en este campo, el número puede ser positivo y negativo y soporta pesos y centavos.
        Imagen No. 28
    4. Nuevo Recibo o Nota
      Cuando se quiere hacer una nota or un recibo nuevo, solamente hay que hacer un click en el boton de "Nuevo Recibo" o "Nueva Nota" dependiendo de cual es la opción que se muestra en pantalla. Lo que va a suceder es que todos los campos del recibo o nota incluyendo el numero de folio y fecha se van a limpiar para poder hacer el nuevo documento.
      Imagen No.29
      Este boton solamente va a limpiar los campos de la nota o recibo que se muestra en pantalla, es decir que si se esta mostrando el Recibo y existe una nota con datos y se aprieta el boton de Crear "Nuevo Recibo", solamente va a limpiar los datos del recibo y la nota no se va a ver impactada, la nota va a seguir teniendo los datos existentes.
    5. Asignar folio
      El Boton de asignar folio es para generar un nuevo número de folio ya sea para Notas o para recibos dependiendo del tipo que se este mostrando en pantalla. También al asignar el folio, se va a asignar autoamticamente la fecha acutal, si ya existia una fecha esta va a ser cambiada por la nueva.
      Imagen No.30
  4. Configuración
    En esta pagina se realiza la configuarción para darle mantenimeinto a los recibos y notas, como los números de folios, el prefijo para los notas, cargos y sus precios, y los descuentos, tipo de descuento y el valor del descuento.
    1. Configuración de folios
      Eh esta sección se puede cambiar los números para los folios y el prefijo para las notas.
      Imagen No. 33
      1. Prefijo de Folio
        El prefijo del folio es para poder identificar las notas de los recibos, este es el prefijo para el número de folio para las notas. Y este puede ser modificado por cualquier letra, palabra o número.
        Podemos poner de ejemplo si el siguiente número de folio es 534 y el prefijo esta configurado con "NF" entonces el folio en el recibo se visualizará como "NF534" como lo muestra el Imagen no. 34
        Imagen No. 34
        Para actualizar el prefiji, solo hay que poner el nuevo prefijo, y apretar el botón de "Cambiar Prefijo" una ventana de alerta se apracera diciendo que el cambio de prefijo se realizó satisfactoriamente.
        Imagen No. 35
      2. Folio para Notas
        En esta sección se modifica el número que se va a utilizar para la siguiente nota, este número se incrementa automáticamente cada vez que se aprieta el botón de asignar folio en la pagina de recibos cuando se visualiza las notas.
        Imagen No. 36
        Para actualizar el número de folio, solo hay que poner el nuevo número que se quiere tomar y apretar el boton de "Cambiar Folio", una ventana de alerta se apracera diciendo que el cambio de folio se realizó satisfactoriamente.
        Imagen No. 37
      3. Folio para Recibos
        En esta sección se modifica el número que se va a utilizar para el siguiente recibo, este número se incrementa automáticamente cada vez que se aprieta el botón de asignar folio en la pagina de recibos cuando se visualiza los recibos.
        Imagen No. 38
        Para actualizar el número de folio, solo hay que poner el nuevo número que se quiere tomar y apretar el boton de "Cambiar Folio", una ventana de alerta se apracera diciendo que el cambio de folio se realizó satisfactoriamente.
        Imagen No. 39
    2. Cargos
      En esta sección es donde se le da mantenimiento a los cargos, el mantenimiento consiste en agregar, modificar y borrar cualquier cargo.
      1. Agregar un cargo
        Para Agregar o crear un cargo solamente se tiene que apretar el boton de agregar en la sección de cargos y este abrira un cuadro donde se va a solicitar el nuevo nombre del nuevo cargo y su monto, como lo muestra el Imagen No. 40.
        Imagen No. 40
        El monto puede ser positivo o negativo. Una vez que se hayan llenado los campos se aprieta el botón de salvar, y este abrira un mensaje diciendo que el cargo fue agregado exitosamente como lo muestra el Imagen no. 41. Si se aprieta el botón de cancelar entonces no se agreagara ningún cargo y el cuadro desaparecerá.
        Imagen No. 41
      2. Modificar un cargo
        Para modificar un cargo, primero se necesita seleccionar de la lista el cargo que se desea modificar, y después se aprieta el boton de modificar, este abrira un cuadro donde se va a ver el nombre del cargo y el monto, ambos campos se pueden modificar. El monto puede ser positivo o negativo.
        Imagen No. 42
        Una vez que hayan hecho los cambios deseados aprieta el botón de salvar, y este abrira un mensaje diciendo que el cargo fue modificado exitosamente como lo muestra el Imagen no. 43. Si se aprieta el botón de cancelar entonces no se modificara ningún cargo y el cuadro desaparecerá.
        Imagen No. 43
      3. Borrar un cargo
        Para bottar un concpeto, primero se necesita seleccionar de la lista el cocncepto que se desea borrar como lo muestra el Imagen.
        Imagen No. 44
        Después se aprieta el boton de borrar, este abrira un mensaje pidiendo confirmacion de que el cargo se quiere borrar (Imagen no. 45), si se seleciona que no, entonces no se borrara ninguno cargo. Si selecciona que si, entonnces el cargo se borrara y se abrira otro mensaje diciendo que el cargo fue borrado exitosamente (Imagen no. 46).
        Imagen No. 45
        Imagen No. 46
    3. Descuentos
      En esta sección es donde se le da mantenimiento a los dsecuentos, se pueden agregar, modificar y borrar.
      1. Crear un descuento
        Para Agregar o crear un descuento solamente se tiene que apretar el boton de agregar en la sección de descuentos y este abrira un cuadro donde se va a solicitar el nuevo nombre del descuento y el monto del nuevo descuento, tambien aparecera el tipo de descuento, donde puede ser relativo o absoluto. la diferencia entre los dos es que el Absoluto es un porcentaje del subtotal del recibo o nota y cuando este se selecciona entonces el valor del monto se convierte en un porcentaje, en cambio el absoluto es un monto fijo y este monto fijo se va a restar al monto del subtotal sin importar cual es el valor del subtotal como lo muestra el Imagen no 47. Es muy recomendable que se le ponga el monto o el porcentaje del descuento en la descripción del descuento por que dentro del recibo no se puede ver el porcentaje solamente el cálculo realizado internamente, es decir que si el descuento es del 15% no se va a poder ver cual es el descuento sino solamente la cantidad en pesos correspondiente al 15%.
        Imagen No. 47
        Una vez que se hayan llenado los campos se aprieta el botón de salvar, y este abrira un mensaje diciendo que el descuento fue agregado exitosamente como lo muestra el Imagen no. 46. Si se aprieta el botón de cancelar entonces no se agreagara ningún descuento y el cuadro desaparecerá.
        Imagen No. 48
      2. Modificar un descuento
        Para modificar un descuento, primero se necesita seleccionar de la lista el descuento que se desea modificar, y después se aprieta el boton de modificar, este abrira un cuadro donde se va a ver el nombre del descuento y el monto del descuento selecconado, tambien aparecera el tipo de descuento, donde puede ser relativo o absoluto. la diferencia entre los dos es que el Absoluto es un porcentaje del subtotal del recibo o nota y cuando este se selecciona entonces el valor del monto se convierte en un porcentaje, en cambio el absoluto es un monto fijo y este monto fijo se va a restar al monto del subtotal sin importar cual es el valor del subtotal como lo muestra el Imagen no 49. Es muy recomendable que se le ponga el monto o el porcentaje del descuento en la descripción del descuento por que dentro del recibo no se puede ver el porcentaje solamente el cálculo realizado internamente, es decir que si el descuento es del 15% no se va a poder ver cual es el descuento sino solamente la cantidad en pesos correspondiente al 15%.
        Imagen No. 49
        Una vez que hayan hecho los cambios deseados aprieta el botón de salvar, y este abrira un mensaje diciendo que el descuento fue modificado exitosamente como lo muestra el Imagen no. 50. Si se aprieta el botón de cancelar entonces no se modificara ningún descuento y el cuadro desaparecerá.
        Imagen No. 50
      3. Borrar un descuento
        Para bottar un descuento, primero se necesita seleccionar de la lista el descuento que se desea borrar como lo muestra el Imagen.
        Imagen No. 51
        Después se aprieta el boton de borrar, este abrira un mensaje pidiendo confirmacion de que el descuento se quiere borrar (Imagen no. 52), si se seleciona que no, entonces no se borrara ningun descuento. Si selecciona que si, entonnces el cargo se borrara y se abrira otro mensaje diciendo que el descuento fue borrado exitosamente (Imagen no. 53).
        Imagen No. 52
        Imagen No. 53
    4. Importar y exportar Archivo
      En esta sección es donde se guardan en archivo o se leen de un archivo los cargos y los descuentos. Por diseño los cargos y descuentos, se encuentran guardados en memoria, y normalmente no se borran, pero puede haber motivos por los cuales se borre y se pierda la información guardada en memoria. Para evitar la perdida de información es necesario guardar todo en archivos y leer de archivos.
      1. Importar Archivo
        El importar cargos es abrir un archivo y todo lo que se encuentra en el archivo es leerlo y subirlo a memoria dentro del navegador. Para subir la información a memoria primero es necesario verificar que es lo que se va a subir, por lo tanto en esta sección cuando se quiere importar se va a la página de cargos y de descuentos, donde se muestran todos los cargos y descuentos que se van a cargar, si por algún motivo falta algún cargo que este en memoria hay que exportarlo.
        Imagen No. 54
      2. Exportar Archivo
        Exportar o guradar a archivo es necesario para no perder la información de los cargos y descuentos que se encuentran en memoria. Lo que hace este botón es leer todos los cargos que estan en memoria. Los cargos y descuentos que están en memoria son los que se muestran en las secciones de cargos y de descuentos.
        Imagen No. 55
        Al apretar el botón de "Salvar a archivo" un nuevo archivo llamado "concepts.html" se va a crear en la carpeta de "descargas" de la computadora. como lo muestra la Imagen no. 56
        Imagen No. 56
        Por lo tanto es muy importante mover este archivo a el mismo directorio donde se encuentran todos los archivos de este programa. Para saber cual es el directorio donde se encuentran estos archivos es copiar de la barra del navegador toda la ruta quitando el la parte del archivo de configuración, asi como lo enseña el Imagen no. 57.
        Imagen No. 57
  5. Cargos y Descuentos
    En esta página se muestran todos los cargos y descuentos que estan en archivo, todos estos cargos y descuentos son los que se van a cargar a memoria en caso de que el botón de "Cargar a memoria" se apriete. Todos los cargos y descuentos que se encuentran en la página pueden ser diferentes a los que se encuentran en memoria, por lo tanto es muy importante que cada vez que se crea, modifica o se borra algun cargo o descuento se exporte el archivo y moverlo al directorio correspondiente, de esa manera siempre van a estar sincronizados y evitar perdidas por que se sobre escriban los datos.
    Imagen No. 58
    1. Cargar a Memoria
      Al apretar el boton de "Cargar a memoria" todos los cargos y descuentos y sus montos que se muestran en la página serán cargados a memoria y lo que existe en memoria se borrará y sera reemplazados por los nuevos datos. Por lo tanto una nueva ventana de advertencia se abrirá, por lo tanto es necesario aceptar si es lo que se desea hacer.
      Nota: Los datos reemplazados no se pueden recuperar de ninguna manera.
      Imagen No. 59
      Una vez aceptado la carga, la ventana de aviso de que fue cargado satisfactoriamente se abrirá.
      Imagen No. 60